Periodické a věčné inventarizační systémy jsou dvě kontrastní metody účetnictví, které podniky používají ke sledování množství produktů, které mají k dispozici.

Co je to periodický inventář?

Periodický systém používá občasný fyzický počet pro měření úrovně zásob a nákladů na prodané zboží (COGS). Nákupy zboží jsou zaznamenávány na účtu nákupů. Účet zásob a účet prodaného zboží jsou aktualizovány na konci stanoveného období - to může být jednou měsíčně, jednou čtvrtletí nebo jednou za rok. Náklady na prodané zboží jsou důležitou účetní metrikou, která při odečtení příjmů vykazuje hrubý zisk společnosti.

Náklady na zboží prodávané v systému pravidelného inventáře se vypočítají takto:

Počáteční zůstatek zásob + náklady na nákup zásob - náklady na ukončení inventáře = náklady na prodané zboží

často nesou výrobky v tisících, provádět fyzický počet může být obtížné a časově náročné. Představte si, že vlastníte kancelářský obchod a snažíte se počítat a zaznamenávat každé kuličkové pero na skladě. Nyní vynásobte to pro kancelářský dodavatelský řetězec. Z těchto důvodů mnoho společností provádí fyzické počítání pouze jednou čtvrtinu nebo dokonce jednou za rok. U společností pod pravidelným systémem to znamená, že účet inventáře a náklady na prodané zboží nejsou nutně velmi čerstvé nebo přesné.

Co je trvalý inventář?

Naproti tomu věčný systém průběžně sleduje zůstatky zásob, přičemž aktualizace se provádějí automaticky při každém přijetí nebo prodeji produktu. Nákupy a výnosy jsou okamžitě zaznamenány na účtu inventáře. Dokud nedojde k odcizení nebo poškození, zůstatek na účtu inventáře by měl být přesný. Účet o prodeji zboží je průběžně aktualizován při každém prodeji. Systémy věčného inventáře používají digitální technologii pro sledování inventáře v reálném čase pomocí aktualizací odesílaných elektronicky do centrálních databází.

Například v obchodě s potravinami využívajícím systém věčného inventáře, když jsou produkty s čárovými kódy přesouvány a placeny, systém automaticky aktualizuje úrovně inventáře v databázi.

Který systém je lepší?

Systémy periodického inventarizačního účetnictví jsou zpravidla vhodnější pro malé podniky kvůli nákladům na získání technologií a zaměstnanců na podporu věčného systému. Podnik, jako je prodejce automobilů nebo umělecká galerie, může být vhodnější pro pravidelný systém kvůli nízkému objemu prodeje a relativně snadnému sledování inventáře ručně. Nicméně chybějící přesné informace o nákladech na prodané zboží nebo zůstatky zásob během období, kdy nedošlo k žádnému nedávnému fyzickému inventáři, by mohly bránit obchodním rozhodnutím.

Podniky s vysokým objemem prodeje a mnoha maloobchodními prodejnami (jako jsou obchody s potravinami nebo lékárny) potřebují věčné zásoby. Technologický aspekt systému věčného inventáře má mnoho výhod, například schopnost snadněji identifikovat chyby související s inventáři. Věčný systém může komplexně zobrazovat všechny transakce na úrovni jednotlivých jednotek. V rámci trvalého systému mohou manažeři provádět vhodné načasování nákupů s jasnou znalostí o množství zboží po ruce na různých místech. Díky přesnějšímu sledování úrovně inventáře je také lepší způsob sledování problémů, jako je krádež.

Bottom Line

Celkově systém věčného inventáře nabízí mnoho výhod oproti periodickému systému a nyní ho využívají všichni hlavní maloobchodní prodejci. Majitel malého podniku musí však stále brát v úvahu, zda výhody instalace věčného inventarizačního systému převáží další náklady.