a:

Pro malý podnik s několika transakcemi může důvtipný majitel firmy použít jako náhradu za účetní software aplikaci Excel. Aplikace Excel má všechny nástroje potřebné k vytvoření a údržbě hlavní knihy, ale bude vyžadovat pečlivý uživatel a pečlivé pochopení základního účetnictví. Podle časopisu Entrepreneur je díky rozmanité funkcionalitě Excel jedním z největších konkurentů v mnoha aplikacích pro podnikové aplikace. Pro vlastníky firem, kteří si nejsou jisti, zda budou investovat do účetního softwaru, může být Excel vhodným místem k tomu, aby si účetnictví vedl až po zakoupení účetního softwaru.

Jednoduché nastavení záznamu by mělo obsahovat nejprve sloupce pro datum transakce, popis transakce a referenční číslo, jako jsou faktura nebo kontrolní čísla. V dalších sloupcích bude uveden seznam všech účtů, které budou v průběhu roku používány. Důkladná přemýšlení by měla být věnována výběru účtů, protože bude obtížné se vrátit zpět a provést změny později. Zleva doprava by měly být uvedeny první účty, které by měly být účty výkazu zisku a ztráty, počínaje výnosy a končící výdaji. Budou se jednat o účty aktiv, pak o závazkové účty a nakonec o všechny majetkové účty.

Hlavní kniha používá podvojné účetnictví ke sledování všech transakcí společnosti a je důležité porozumět tomuto konceptu dříve, než začnete používat Excel jako hlavní knihu.

Pokud se jedná o novou společnost, bude první transakcí pravděpodobně kapitál investovaný do společnosti. Jane se například rozhodne otevřít strojní dílnu. Ušetřila 750 000 dolarů, aby mohla začít obchodovat, a otevře účet pro kontrolu obchodů s finančními prostředky.

Jane ví, že díky této transakci zvýší hotovostní účet společnosti, debetní položku a bude kompenzován nárůstem vlastního účtu majitele, což je položka úvěru. V tomto systému Excel by měly být všechny debetní položky zaznamenány jako kladné hodnoty a všechny položky kreditů by měly být zaznamenány se zápornými hodnotami.

Jane zadá datum transakce a popis jako "kapitálová investice" do prvního řádku tabulky. Poté vloží do sloupce Účtu "Hotovosti" v tabulce kladný $ 750 000 a záhlaví tabulky se zapíše záporným $ 750 000 do sloupce účtu Vlastník Equity. Jako kontrola by Jane měla použít sumovou vzorec, aby zajistila, že všechny položky na každém řádku se připočítávají k hodnotě $ 0.

Jane bude pokračovat v zadávání řádku pro každou transakci. Pokud Jane nakupuje zařízení s hotovostí společnosti, zadá transakci k zobrazení debetu nebo kladného zápisu do sloupce účtu "Zařízení" a kreditu nebo záporné položky do sloupce "Hotovost".Pokud prodává služby obrábění zákazníkovi, zapíše na účet "Výnosy" a debet na účet vlastního kapitálu.

Součet pro každý sloupec účtu by měl být shrnut v dolní části tabulky. Součet všech účtů příjmů lze přidat k výpočtu běžného čistého příjmu. Jiné sloupce lze podle potřeby sčítat k výpočtu například celkových aktiv, celkových závazků a celkových vlastních zdrojů.