Existuje mnoho dobrých důvodů k vytvoření komplexní příručky pro zaměstnance. Za prvé, existuje právní aspekt, kde poskytuje jistou ochranu v případě, že se něco pokazí. Za druhé, je to snadný způsob, jak zjistit dodržování určitých pracovních zákonů a předpisů. Konečně pomáhá řídit zaměstnance k řádnému chování a poskytuje jim referenční rámec, když nejste přítomni.

1. Právní ochrana

Možná nejzřetelnější je právní aspekt, kdy jasné pokyny mohou pomoci chránit vaši společnost před soudním sporem, pokud zaměstnanec jedná v rozporu s pokyny. Poskytnutím podrobného seznamu věcí, které by zaměstnanci neměli dělat, je pro soudu zřejmé, že zaměstnanec nekonal jménem vaší společnosti, když výslovně porušil pravidla a způsobil škodu zákazníkovi. Naproti tomu, pokud jsou pokyny nejasné - nebo horší, pouze verbální - je pro vaše společnost mnohem těžší prokázat svou nevinnost.

Pokud zaměstnanec způsobí újmu na pracovišti, je stejně důležité, aby bylo možné prokázat, že existuje zdokumentovaný a bezpečný postup, který se zaměstnanec rozhodl ignorovat.

Důležité je také správné chování mezi zaměstnanci v nejistých termínech, takže je jasné, že společnost má nulovou toleranci pro nevhodné chování. To může být obzvláště důležité v případě obžaloby obtěžování, když žalobce může přetáhnout vaši společnost do nepořádek tím, že tvrdí, že jste neudělali dost, abyste ji odradili.

2. Soulad s pracovními zákony

Existují federální a státní zákony práce, které vyžadují, aby byly určité informace poskytnuty písemně vašim zaměstnancům. Nesplnění může vést k pokutám, trestům a žalobám zaměstnanců, kteří se domnívají, že jsou poškozeni.

Příručka pro zaměstnance by měla vždy zahrnovat politiku dovolené Vaší společnosti, například rodinné dovolené. V závislosti na velikosti vaší společnosti mohou existovat federální a státní zákony, které poskytují určitou část nezaplacených dní pro těžkou nemoc, péči o nemocného člena rodiny nebo narození dítěte. Federální zákon je až 12 týdnů v každém daném období 12 měsíců, ale zákony státu se liší.

Odškodnění pracovníků je další povinné zahrnutí do příručky. Zatímco neexistuje žádný federální požadavek, aby byly obsaženy informace obsažené v příručce, mnoho států požaduje, aby tyto informace byly písemně poskytnuty pracovníkům. Stejně tak je často povinné poskytovat svým zaměstnancům písemné informace o antidiskriminační politice vaší společnosti.

Je rovněž rozumné zkontrolovat místní a státní zákony, jaké informace potřebujete písemně poskytnout svým zaměstnancům o výhodách, vojenské dovolené, právech pracovníků se zdravotním postižením, politikách týkajících se kojení, o politice odchodu z trestné činnosti ao soudních věcech a porušení povinností z poroty.

3. Chování zaměstnanců

Příručka může fungovat jako pozitivní způsob, jak řídit vaše zaměstnance k požadovanému chování. Vysvětlením základních hodnot společnosti a jejích priorit mají vaši zaměstnanci rámec pro řešení neočekávaných situací a zákazníků. Dokonce i v malé společnosti existují chvíle, kdy nejste k dispozici pro rozhodnutí na místě.

Příručka pro zaměstnance by měla také pomoci vašim zaměstnancům pochopit strukturu společnosti, jako například výpočet odměny za práci přesčas, jaké jsou daně zadrženy, pracovní plány, proces přezkoumání výkonu a systémy pro sdílení zisků nebo bonusů.

V dnešním stoupajícím světě je také moudré zahrnout sekci o digitálním chování. To může zahrnovat vše od e-mailové etikety a jednotného podpisu až po zabezpečení heslem a zásady týkající se používání externích médií, jako jsou paměťové karty s firemním zařízením. Buďte obzvlášť opatrní, pokud mají zaměstnanci přístup ke všem typům údajů o zákaznících, aby se zabránilo nesprávnému zacházení s osobními údaji.

Zahrnout otázky týkající se vztahů s médii. Zaměstnanec, který je ve zprávách citován, se obecně domnívá, že mluví za společnost, a proto by příručka zaměstnanců měla poskytnout jasné pokyny v případě dotazování médií.