"denní sazba" nebo denní sazba představuje pevnou částku náhrady vyplacenou zaměstnancům za denní ubytování, stravu a vedlejší výdaje vzniklé při cestování na podnikatelském subjektu. Sadzby jsou stanovovány každoročně správou všeobecných služeb (GSA) pro destinace v rámci kontinentálního USA; jiné než zahraniční sazby (např. Aljaška, Havaj, Portoriko a Guam) stanoví ministerstvo obrany; a zahraniční sazby (kdekoli mimo území USA a jeho území) zřizuje ministerstvo zahraničí.

Pokud cestujete pro podnikání nebo máte zaměstnance, kteří cestují, je důležité rozumět každému deníku, který nabízí alternativu k úhradě na základě podrobných výdajů a vyžaduje méně komplikované vedení účetnictví. Zde odpovídáme na otázky týkající se deníku, na to, jak funguje a co se týká daně.

Co na obálku za den?

GSA rozděluje denní sazby do dvou kategorií:

Stravování a vedlejší výdaje (M & IE)

• pokrývají všechny pokrmy (snídaně, obědy a večeře) a pokojové služby; prádelna, chemické čištění a lisování oděvů; a poplatky a tipy pro osoby, které poskytují služby, jako jsou potravní servery a nosiče zavazadel. Denní sazby za stravu se liší podle místa a jsou členěny na šest úrovní.

Hlavní města mají obvykle maximální věkovou hranici 74 dolarů (za fiskální rok 2017); menší města, které jsou hostitelem značného cestovního ruchu souvisejícího s obchodem, mají diety, které spadají do třídy 2 až tier 5 (od 51 do 66 dolarů); a oblasti, které nejsou typicky navštěvovány obchodními cestujícími, budou mít minimální sazbu ve výši 51 USD. Kategorie ubytování

zahrnuje ubytování pro přenocování, jako jsou hotely, motely, hostince, střediska a apartmány.

Pro každé M & IE je stanoven zvláštní denní sazba pro každou lokalitu.

Například za fiskální rok 2017 jsou sazby per diem pro Atlanta 140 dolarů za ubytování a 69 dolarů za M & IE. V Chicagu se ubytovací sazby pohybují v rozmezí od 137 do 212 dolarů, v závislosti na měsíci, a M & IE za den je 74 dolarů. Proč se sazby za den se liší podle místa?

Denní sazby jsou založeny na životních podmínkách oblasti. Denní sazby ve velkých městech, jako jsou Chicago, New York a Los Angeles, jsou vyšší než v jiných městech, protože zboží a služby ve větších městech jsou obecně dražší. Ceny ubytování se také mohou měnit v závislosti na nabídce a poptávce. Nejvyšší ubytování na den v New Yorku, například, se shoduje s podzimem, sezóně, která láká většinu turistů a obchodních cestujících.

Denní sazby se každoročně aktualizují a vstoupí v platnost 1. října, první den fiskálního roku federální vlády.

Jak mohu najít denní sazby pro určité místo?

Požádejte oddělení zaměstnaneckého personálu nebo oddělení účetnictví o konkrétní sazby nebo si sami zjistěte informace navštívením webové stránky GSA, kde můžete vyhledávat podle města, státu nebo PSČ v aktuálním fiskálním roce (od 1. do 30. září ). Chcete-li zobrazit další fiskální rok nebo jiný rok od roku 1997, vyhledejte podle stavu a z rozevírací nabídky vyberte příslušný rok. Kliknutím na "Vyhledat denní sazby" zobrazíte výsledky, které jsou rozděleny podle primárního cíle, kraje, maximální měsíční ubytování a stravování a vedlejších výdajů (M & IE).

Pokud vyhledáváte oblast, která není pokryta tabulkami GSA (například pokud hledáte Havaj, který není součástí kontinentální USA), objeví se dva odkazy, které vás nasměrují na příslušný web: Ministerstvo obrany pro zahraniční cestování (Aljaška, Havaj, Portoriko a Guam) a ministerstvo zahraničí pro všechny zahraniční destinace.

Co když můj umístění není uvedeno v tabulkách GSA?

Standardní sazba ve výši 51 USD za den na jídlo a vedlejší výdaje a standardní sazba ve výši 93 USD za den pro ubytování (fiskální rok 2018) platí pro všechna místa, která nemají v tabulkách GSA stanovenou sazbu. Platí to pro všechny státy na území kontinentálního USA

Je můj zaměstnavatel povinen používat sazby stanovené správou všeobecných služeb?

Zatímco většina firem používá denní sazby stanovené GSA, mohou využít alternativní způsoby úhrady. Zaměstnavatelé mohou například využít metodu IRS high-low, která stanovuje jednu paušální částku za den pro místa s vysokou cenou (např. New York, Chicago a District of Columbia) a jednu paušální sazbu pro všechna ostatní místa. V případě cestování do nebo po 1. říjnu 2016 je cena 282 USD (68 USD, pokud je zapotřebí M & IE) pro cestování do jakékoli oblasti s vysokými náklady a 189 USD (57 USD M & IE) na cestu do jiného místa v kontinentální Americe po a po 1. říjnu 2017.)

Musím platit daně na denní úhradu?

Platby za jednotlivé dny se nepovažují za mzdy - a jsou tedy nezdanitelné - pokud splňují určité podmínky. Budete platit daně, pokud platí některá z následujících skutečností:

Platba je vyšší než povolená federální sazba.

Nevykázali jste zaměstnavateli výkaz o výdajích.

Výkaz výdajů nezahrnoval datum, čas, místo, výši a obchodní účel výdajů.

• Váš zaměstnavatel vám jednoduše dává den a nevyžaduje zprávu o výdajích.
• Pokud je některá z výše uvedených situací pravdivá, vaše denní období bude považováno za mzdu a bude podléhat dani z příjmu a daně ze mzdy. Částku uvědomí váš zaměstnavatel ve formuláři W-2. Pokud je to jen tak, že vaše denní částka byla nad povolenou federální denní sazbou, pouze nadbytečná částka bude považována za mzdu.
• Abyste dokázali své cestovní výdaje a související náklady, budete muset udržovat protokol, který obsahuje dny, které jste cestovali pro podnikání, kam jste šli a obchodní účel cesty.Poznámka: Pokud vaše cestovní výdaje spojené s obchodem trvají déle než jeden rok na jednom místě - i když se jedná o dvě nebo více samostatných úkolů - nemusíte mít nárok na osvobození od daně podle daňových pravidel jednotlivých dnů. Abyste se vyhnuli nepříznivým daňovým důsledkům, konzultujte s daňovým poradcem ještě před zahájením delší pracovní cesty.
• Může být deník někdy používán jako náhrada platu?

Vzhledem k tomu, že platby na den jsou nezdanitelné, někteří lidé mohou položit otázku: "Mohu přijmout nižší plat za deník namísto vyššího platu bez denního příspěvku? "Odpověď zní: Politiky za denní období nelze vytvořit způsobem, který by umožňoval, aby mzdy byly označeny jako něco jiného - v tomto případě za den.

Spodní hranice

Platby za denní dny poskytují zaměstnancům, kteří cestují za účelem podnikání, náhradu. Ceny se liší podle místa a času roku a jsou rozděleny do dvou kategorií: ubytování a stravování a vedlejší výdaje. Dokud vaše platby nepřekročí maximální federální sazbu, jsou nezdanitelné; pokud denní platby přesahují federální limity, bude jakýkoli přebytek zdaněn jako běžný příjem.

Denní sazby se mohou každoročně měnit, a daňové zákony mohou být komplikované. Kontaktujte kvalifikovaného daňového specialistu, pokud máte nějaké dotazy nebo obavy týkající se denních pravidel společnosti. Další informace o způsobech vyřizování výdajů na zaměstnance naleznete v dokumentu

Strategické použití obchodních kreditních karet