Možná, že vlastníte malý podnik, prodáváte něco osobně a chcete poskytnout formalizované nákupní podmínky, nebo váš šéf vás požádal, abyste prozkoumali a vytvořili příslušnou fakturu pro vaši společnost nebo organizaci.

Dobrou zprávou je, že existuje spousta způsobů, jak vytvořit fakturu nebo stahovat připravenou šablonu, která vyžaduje malé nebo žádné úpravy.

Co bych měl zahrnout?

Často je faktura více než žádost o platbu, která může být nakonec označena jako zaplacená - je to dokument, který obsahuje platební podmínky a další formalizované dohody. Zní to jako smlouva? Je to a proto musíte zahrnout správné informace.

1. Informace o kupujícím. Někdo vám pravděpodobně dal fakturu, která v sekci kupujících neměla nic víc než vaše jméno. Pro malé nákupy to je v pořádku, ale pro větší transakce to nestačí. Jako prodejce uveďte všechny příslušné identifikační údaje včetně názvu kupujícího nebo klienta, adresy, telefonního čísla, e-mailu, daňového průkazu, čísla účtu a dalších potřebných vnitřních identifikátorů.

Nejen že to přesně identifikuje osobu pro právní účely, ale v případě, že podnik má velký počet zákazníků, to činí účetnictví rychleji a přesněji.

2. Popis produktu nebo služby . Být tak konkrétní, jak je potřeba, aby se později nezměnilo.

3. Částka. Nejde jen o celkovou splatnou částku, ale o podrobný seznam všech poplatků, včetně kvantitativních a jednotkových nákladů, pokud prodáváte více než jednu jednotku položky. Itemizace omezuje telefonní hovory a e-maily týkající se faktury.

4. Dva data: kdy byla faktura vytvořena a datum splatnosti. Datum vytvoření pomůže účetnímu oddělení přiřadit transakci do správného měsíce. Datum splatnosti vám umožňuje vynutit pokutu za pozdní platbu, pokud je zapsána do smlouvy.

5. Informace o platbě. Jak by vám měla osoba platit? Jaká je vaše preferovaná metoda? Pokud platíte kreditní kartou nebo jinou metodou kromě šeku, mohou jít na vaše webové stránky? Dejte kupujícímu možnost, ale platební proces je jednoduchý, rychlý a bezproblémový.

6. Informace pro konkrétní odvětví. Pokud jste v odvětví služeb - například konzultant - můžete zahrnout počet hodin strávených na projektu. Zahrnout veškeré informace, které by normálně zahrnovaly i ostatní ve vašem oboru.

7. Vaše firma, kontaktní informace a logo. Jen proto, že je to faktura, neznamená, že nemůžete inzerovat. Nevíte, kolik lidí zpracovává fakturu může mít zájem o to, co děláte. Zahrnujte své logo společnosti nad kontaktní informace. Některé podniky obsahují poznámku v dolní části faktury, která uvádí nadcházející prodeje nebo události.

8. Číslo faktury. Umožňuje vám i kupujícímu sledovat tento konkrétní účet.

Zvýrazněte důležité body

Veterináři vědí, jak kreslit oči čtenáře k důležitým informacím. Na faktuře jsou tři nejdůležitější části vaše jméno a kontaktní informace, datum splatnosti a částka. Další informace jsou důležité, ale zobrazují-li se pohledávky, kteří zpracovávají mnoho faktur denně, nejdůležitější informace mohou rychleji platit fakturu. Pokud je musí poslat někomu jinému za účelem vyjasnění, budete čekat delší platbu.

Hledání šablon

Rychlé hledání na Googlu odhalí mnoho možností. Programy, jako je Microsoft Office, mají přizpůsobitelnou šablonu zabudovanou do jejich softwaru a můžete najít webové stránky se šablonami připravenými ke stažení a otevření v Office.

Pokladna - Pokladna nabízí šablonu ke stažení, kterou můžete otevřít v aplikaci Microsoft Word. Šablony jsou jednoduché, ale přizpůsobitelné.

Invoiceberry - šablony pro sadu Office, Open Office a Excel

Microsoft - Pokud se vám nelíbí šablona dodávaná s Microsoft Office, přejděte do galerie šablon společnosti Microsoft pro další možnosti.

Kromě aplikace Microsoft Office mají dokumenty Dokumenty Google v šabloně šablon a Apple má možnosti pro své aplikace s produktivitou.

Některé webové stránky vám umožňují vytvářet, tisknout, ukládat a odesílat faktury přímo z jejich stránek. Není třeba mít jiný program než webový prohlížeč.

Paydirt -Paydirt je online fakturační platforma. Ačkoli placená služba umožňuje společnost bezplatně vytvářet jednoduchou fakturu.

Fakturovaná - Fakturová umožňuje vytvářet a ukládat faktury bez vytvoření účtu. Pomocí místní vyrovnávací paměti internetového prohlížeče můžete upravovat minulé faktury. (Pokud vymažete historii prohlížeče, budou všechny faktury ztraceny. Buďte opatrní.)

Další možnosti fakturace

PayPal má na své platformě zabudovaný robustní mechanismus fakturace a účetní aplikace jako QuickBooks umožňují fakturaci v rámci své platformy . Použití účetního softwaru umožňuje propojení faktury s účtem zákazníka.

Bottom Line

Nezapomeňte na dny, kdy firmy měly potvrzovací knihy? Ty dny jsou pryč. Dnes je fakturaci mnohem jednodušší pomocí šablon, aplikací a účetního softwaru, které nejen fakturují, ale také organizují a generují přehledy, které vám umožňují sledovat nezaplacené faktury.

Některé předem navržené šablony faktur nemusí obsahovat všechny položky uvedené výše; ujistěte se, že vyberete ten, který má to, co potřebujete pro svou firmu nebo službu. Další informace naleznete v části Zahájení malého podniku: Uchovávání záznamů .