Když najmete nového zaměstnance, musíte ověřit, zda je osoba legálně způsobilá pracovat ve Spojených státech. Jakmile jste udělali nabídku práce (ale ne předtím), musí nový zaměstnanec prokázat způsobilost k práci v USA vyplněním formuláře I-9, Ověření způsobilosti zaměstnanosti. Jako zaměstnavatel je vaší odpovědností zjistit, že tento formulář z Občanství a imigračních služeb Spojeného království vyplňuje zaměstnanec a vy. Udržujte formulář s ostatními záznamy o zaměstnání; neposílejte ji vládě.

(Další informace o povinnostech zaměstnavatelů při náboru viz 8 Věci, na které se zaměstnavatelé nesmějí zeptat.)

Jaký je formulář?

Formulář I-9 je určen k získání informací od nových zaměstnanců, kteří prokazují, že jsou oprávněni pracovat v USA legálně. Žádný pracovník není osvobozen od vyplňování formuláře. Má tři části:

část I

Pro zaměstnance, zavedení identity

Tato část formuláře vyplňuje zaměstnanec. Obsahuje informace, jako je celé jméno, adresa, datum narození zaměstnance, číslo sociálního zabezpečení (případně), e-mailová adresa a telefonní číslo (e-mailová adresa a telefonní číslo jsou nepovinné).

Tato část se také používá k osvědčování - pod trestem křivé přísahy - že osoba má legální způsobilost pracovat ve Spojených státech, protože je:

• Občan
• Nerezidentní státní příslušník Spojených států
• Pravý trvalý rezident
• Cizinec oprávněný pracovat v USA Zaměstnanec musí uvést datum vypršení platnosti tohoto povolení, pokud použitelný.

Zaměstnanec, který je cizincem a je oprávněn pracovat, musí zadat registrační číslo cizince (číslo "A", což je jedinečné 7-, 8- nebo 9-místné číslo přiřazené cizincům) nebo formulář I-94 číslo přijetí.

Zaměstnanec musí podepsat formulář a dát jej. Falešné prohlášení mohou mít za následek pokuty a / nebo uvěznění.

Někteří zaměstnanci mohou potřebovat pomoc k dokončení své části formuláře. Je-li zaměstnanec maloletý nebo zdravotně postižený nebo potřebuje překlad, musí osoba, která napomáhá při vyplnění formuláře (zpracovatel a / nebo překladatel), také zadejte jeho jméno a adresu a podepište formulář (také pod trestem křivé přísahy) .

Část II

Pro zaměstnavatele Přezkoumání dokumentů zaměstnance

Tato část formuláře vyplňuje zaměstnavatel. Popisuje dokumenty, které zaměstnavatel přezkoumal, aby ověřil způsobilost k zaměstnání. Zaměstnavatel by měl tuto žalobu učinit do tří dnů od prvního pracovního dne. Zaměstnavatel může, ale není povinen fotokopírovat předložený dokument.

Existují tři seznamy dokumentů, které lze použít. Druh použitých dokumentů určuje část části II, kterou musí zaměstnavatel dokončit.

Seznam A. Dokumenty v tomto seznamu obsahují obě totožnost zaměstnance a povolení k zaměstnání. Zaměstnanec musí pouze splnit požadavek na doklad:

• U. Cestovní pas (nebo kód pasu v USA)
• trvalá pobytová karta ("zelená karta") nebo karta s dokladem o registraci cizince (technicky zelená karta je formulář I-551)
• zahraniční cestovní pas s dočasným razítkem I-551
• Doklad o povolení k zaměstnání, který obsahuje fotografii (Formulář I-766)
• Pro cizince cizího cizince s povolením k práci: cizí pas a formulář I-94 (nebo 94A) a potvrzení o postavení cizího cizince, není platné
• Cestovní pas z Mikronézské federace, Republika Marshallových ostrovů

Seznam B. Dokumenty v tomto seznamu ukazují totožnost zaměstnance. Pokud zaměstnanec nemá dokument ze seznamu A, musí předložit jeden dokument ze seznamu B plus jeden dokument ze seznamu C (níže).

• Řidičský průkaz nebo průkaz totožnosti vydaný státem (pokud obsahuje ID fotografie a další osobní údaje)
• ID školy s fotografií
• Registrační karta voliče
• U. S. vojenská karta nebo záznamový doklad
• průkaz totožnosti vojenské osoby
• U. Pobřežní stráž obchodníka Marine card
• rodný americký kmenový doklad
• Řidičský průkaz vydaný kanadským vládním orgánem

Pro nezletilé (mladší 18 let), kteří nemohou předložit jeden z dokladů v seznamu B, přijatelné k prokázání totožnosti zaměstnance zahrnují školní rejstřík nebo kartu s hlášením; záznam klienta, lékaře nebo nemocnice; nebo denní péče nebo záznam mateřské školy.

Seznam C. Tento dokument zakládá oprávnění zaměstnance pracovat ve Spojených státech. Opět platí, že pokud zaměstnanec nemůže vyhotovit dokument ze seznamu A, musí vyhotovit jeden ze seznamu B a jeden ze seznamu C.

• Karta s číslem účtu sociálního pojištění (pokud karta nepoví: pro zaměstnání platné pouze pro práci s oprávněním INS nebo platné pouze pro práci s povolením DHS)
• Certifikace o narození v zahraničí vydané ministerstvem zahraničí (formulář FS-545)
• Certifikace o narození vydaném Ministerstvo školství, mládeže a tělovýchovy (Form DS-1350)
• Původní nebo ověřená kopie rodného listu vydaného státem, okresem, městským úřadem nebo územím USA, U. Identifikační průkaz pro občany s trvalým pobytem ve Spojených státech (formulář I-179)
• Doklad o povolení k zaměstnání vydaný Ministerstvem vnitřní bezpečnosti
• Stejně jako v v případě zaměstnance musí zaměstnavatelé s výpovědní lhůtou křivé svědectví potvrdit, že přezkoumali potřebné dokumenty, domnívají se, že jsou skutečné a věří podle svého nejlepšího vědomí, že zaměstnanec je oprávněn pracovat v USA Kromě podepisování certifikační sekce, zaměstnavatel musí zaznamenat první pracovní den zaměstnance, jakož i další informace zaměstnavatele (název podniku, název osoby podepisující formulář a adresu firmy).
• Část III
• pro zaměstnavatele Když Rehiring

Tato část formuláře je také dokončena pouze ze strany zaměstnavatele, ale je používán pouze v případě, kdy reverifying rehiring zaměstnance. Je-li zaměstnanec znovu do tří let od data původního I-9, zaměstnavatel se může rozhodnout pro vyplnění tohoto oddílu nebo nového I-9.

Je-li třeba vyplnit tuto část, pak se zaměstnavatel pouze uvádí v seznamu zaměstnanců (nebo nového jména, pokud má zaměstnanec změnu názvu) a datum rehire. Pokud předchozí platnost povolení k zaměstnání vypršela, ale nyní byla prodloužena, uveďte informace o dokladu, který stanoví toto oprávnění (název dokumentu, číslo a datum vypršení platnosti nového povolení k zaměstnání). Stejně jako v ostatních částech musí zaměstnanec pod peněžitou pokutou za křivou příležitost podepsat, že se domnívá, že předložený dokument je skutečný a že zaměstnanec je oprávněn pracovat ve Spojených státech.

Bottom Line

Zaměstnavatelé musí uchovávat I-9s později po třech letech od data pronájmu nebo jeden rok po skončení pracovního poměru. Čas od času může federální vláda prověřit vaše záznamy o zaměstnání. Pokud nebudete produkovat I-9s, můžete podléhat občanským a / nebo trestním sankcím. Více informací o I-9 naleznete v příručce "Příručka pro zaměstnavatele: Pokyny pro vyplnění formuláře I-9". Máte-li další dotazy ohledně I-9, můžete se obrátit na právního zástupce.

(vlastníci Obchodní Také by vás mohlo zajímat

vyplňování formulářů 1099

a

Vyplnění formuláře 4562, krok za krokem.)