Účetní informační systém (AIS) je struktura, kterou podnik používá k shromažďování, ukládání, správě, zpracování, oznamování a oznamování svých finančních údajů tak, aby je používali účetní, konzultanti, analytici, manažeři, finanční ředitelé (CFO), auditoři a regulační a daňové agentury. Zvláště vyškolení účetní pracují zejména s AIS, aby zajistili nejvyšší míru přesnosti finančních transakcí a vedení účetnictví a aby finanční údaje byly snadno dostupné pro ty, kteří je oprávněně potřebují k přístupu, přičemž všechny údaje zůstávají neporušené a bezpečné. Tento článek popisuje primární komponenty systému AIS a některé jeho skutečné aplikace.

Účetní informační systém Účetní informační systémy se obvykle skládají ze šesti hlavních částí: lidí, postupů a pokynů, dat, softwaru, informačních technologií infrastruktury a vnitřních kontrol. Podívejme se na jednotlivé komponenty podrobněji.

Lidé
Lidé v systému AIS jsou jednoduše uživatelé systému. Profesionálové, kteří pravděpodobně potřebují používat systém AIS organizace, zahrnují účetní, konzultanty, obchodní analytiky, manažery, finanční ředitele a auditory. (Další informace

Co dělá hlavní finanční úředník?
)

AIS pomáhá různým oddělením v rámci společnosti pracovat společně. Řízení například může stanovit prodejní cíle, pro které mohou zaměstnanci nařídit odpovídající množství zásob. Objednávka o inventáři oznamuje účetnímu oddělení nový závazek. Při prodeji jsou prodejci schopni zadat objednávky zákazníků, účtovníci mohou účtovat zákazníkům, sklad může sestavit objednávku, oddělení dopravy je může poslat a účetní oddělení dostane oznámení o nové pohledávce. Oddělení zákaznického servisu pak může sledovat zákaznické zásilky a systém může vytvářet zprávy o prodeji pro správu. Manažeři mohou také vidět náklady na zásoby, náklady na dopravu, výrobní náklady a tak dále.

S dobře navrženým systémem AIS mohou všichni v rámci organizace, která je k tomu oprávněni, mít přístup ke stejnému systému a získat stejné informace. AIS také zjednodušuje získávání informací pro lidi mimo organizaci, pokud je to nutné. Konzultanti mohou například použít informace v systému AIS, aby analyzovaly efektivitu struktury cen společnosti, a to prostřednictvím údajů o nákladech, údajů o prodeji a tržeb. Auditoři mohou také údaje využít k posouzení vnitřních kontrol společnosti, finančního stavu a dodržování zákona Sarbanes-Oxley (SOX). (Zjistěte více o účetních pravidlech, podívejte se na

Finanční historie: Vývoj moderního účetnictví

. AIS by měl být navržen tak, aby vyhovoval potřebám lidí, kteří ho budou používat.Systém by měl být také snadno použitelný a měl by zlepšovat, aniž by bránil, efektivitu. Postup a pokyny

Postup a pokyny systému AIS jsou metody, které používá pro sběr, ukládání, načítání a zpracování dat. Tyto metody budou manuální i automatizované a data mohou pocházet jak z vnitřních zdrojů (např. Zaměstnanců), tak z externích zdrojů (např. Online objednávky zákazníků). Postupy a pokyny budou kódovány do softwaru AIS; měly by být také "kódovány" zaměstnancům prostřednictvím dokumentace a školení. Postupy a pokyny musí být důsledně sledovány, aby byly účinné.

Pro ukládání informací musí mít AIS databázovou strukturu, jako je strukturovaný jazyk dotazu (SQL), počítačový jazyk běžně používaný pro databáze. Systém AIS bude potřebovat také různé vstupní obrazovky pro různé typy uživatelů systému a různé typy zadávání dat, stejně jako různé výstupní formáty, které splní potřeby různých uživatelů a různých typů informací. (
)

Údaje Údaje obsažené v AIS jsou všechny finanční informace, které se týkají obchodní praktiky organizace. Jakékoli obchodní údaje, které ovlivňují finanční prostředky společnosti, by měly být uvedeny do AIS. Údaje obsažené v systému AIS budou záviset na povaze podniku, ale mohou se skládat z těchto položek: prodejní objednávky

výpisy z fakturace zákazníků
zprávy o analýze prodeje

• nákupní požadavky
• kontrola registrů
• hlavní kniha
• údaje o inventáři
• informace o mzdách
• časové údaje
• daňové informace
• Tyto údaje mohou být použity k přípravě účetních výkazů a výkazů, odpisy / amortizační plány, vyúčtování, zisky a ztráty apod. Všechny tyto údaje na jednom místě - v systému AIS - usnadňují vedení účetnictví, podávání zpráv, analýzu, audit a rozhodování. Aby byly údaje užitečné, musí být úplné, správné a relevantní.
• Naproti tomu příklady dat, které by nebyly zahrnuty do AIS, obsahují poznámky, korespondence, prezentace a příručky. Tyto dokumenty mohou mít tangenciální vztah k finančním aktivitám společnosti, avšak s výjimkou standardních poznámek, nejsou ve skutečnosti součástí účetnictví společnosti.
• Software

Softwarová součást AIS je počítačové programy používané k ukládání, vyhledávání, zpracování a analýze finančních dat společnosti. Předtím, než existovaly počítače, byly AIS ruční, papírové systémy, dnes však většina společností používá počítačový software jako základ AIS. Malé podniky mohou používat nástroje Intuit's Quickbooks, Sage Peachtree Accounting nebo Microsoft Small Business Accounting, ale existuje mnoho dalších. Malé až středně velké podniky mohou využívat SAP Business One. Střední a velké podniky mohou používat Microsoft Dynamics GP, MAS 90 nebo MAS 200 společnosti Sage Group, Peoplesoft nebo Epicor Financial Management společnosti Oracle.

Kvalita, spolehlivost a bezpečnost jsou klíčovými součástmi efektivního softwaru AIS. Manažeři se spoléhají na informace, které předkládají pro rozhodování o společnosti, a potřebují kvalitní informace, aby mohly přijímat správná rozhodnutí.

Softwarové programy AIS lze přizpůsobit individuálním potřebám různých typů firem. Pokud již existující program nesplňuje potřeby společnosti, software může být také vyvíjen interně s podstatným vstupem od koncových uživatelů nebo může být vyvinut společností třetí strany specificky pro danou organizaci. Systém by mohl být dokonce vyčleněn do specializované společnosti.
Pro veřejně obchodované společnosti, bez ohledu na to, jaký softwarový program a možnosti přizpůsobení, které podnik zvolí, budou předpisy Sarbanes-Oxley diktovat strukturu AIS do určité míry. Důvodem je to, že předpisy SOX zavádějí vnitřní kontroly a auditorské postupy, které musí veřejné společnosti dodržovat.

Infrastruktura informačních technologií

Infrastruktura informačních technologií je jen fantazijní název hardwaru používaného k provozu účetního informačního systému. Většina těchto hardwarových položek je něco, co by podnik potřeboval mít - stejně jako osobní počítače, servery, tiskárny, přepěťové ochrany, směrovače, paměťová média a případně záložní zdroj napájení. Vedle nákladů jsou faktory, které je třeba vzít v úvahu při výběru hardwaru, zahrnovat rychlost, kapacitu ukládání a zda lze jej rozšířit a upgradovat. (Chcete-li se stát účetním? Přečtěte si,

Nakupování pro účetní certifikaci

.
Možná nejdůležitější je, že hardware vybraný pro systém AIS musí být kompatibilní s plánovaným softwarem. V ideálním případě by to nebylo jen kompatibilní, ale optimální, neohrabaný systém bude mnohem méně užitečný než rychlý. Jedním ze způsobů, jak podniky snadno splňují požadavky na kompatibilitu hardwaru a softwaru, je nákup systému na klíč, který zahrnuje jak hardware, tak software, který podnik potřebuje. Nákup systému na klíč znamená teoreticky, že podnik získá optimální kombinaci hardwaru a softwaru pro jeho AIS. Dobrý AIS by měl také zahrnovat plán údržby, servisu, výměny a modernizace součástí hardwarového systému, stejně jako plán na likvidaci poškozeného a zastaralého hardware tak, aby byly citlivé údaje zcela zničeny. Interní ovládací prvky

Interní ovládací prvky systému AIS jsou bezpečnostní opatření, která obsahuje k ochraně citlivých dat. Mohou být stejně jednoduché jako hesla nebo tak složitá jako biometrická identifikace. AIS musí mít interní ovládací prvky, které chrání před neoprávněným přístupem k počítačům a omezují přístup k oprávněným uživatelům, který zahrnuje některé uživatele uvnitř společnosti. Musí také zabránit neoprávněnému přístupu k souborům jednotlivci, kteří mají přístup pouze k vybraným oblastem systému. (Více informací o osobní bezpečnosti viz

Ochrana finančních dokumentů před katastrofou

.)
Služba AIS obsahuje důvěrné informace, které patří nejen společnosti, ale také svým zaměstnancům a zákazníkům.Tyto údaje mohou zahrnovat čísla sociálního zabezpečení, informace o platu, čísla kreditních karet atd. Všechna data v systému AIS by měla být zašifrována a přístup k systému by měl být zaznamenáván a sledován. Systémová aktivita by měla být také vysledovatelná. Systém AIS také potřebuje vnitřní kontroly, které ho chrání před viry, hackery a dalšími vnitřními a vnějšími hrozbami zabezpečení sítě. Dále musí být chráněn před přírodními katastrofami a přetíženími, které mohou způsobit ztrátu dat. (Zjistěte, jak můžete získat práci v tomto oboru, přečtěte si Průvodce ke kariéře v účetních informačních systémech

AISs v reálném životě Viděli jsme, jak dobře navržený AIS umožňuje podnikání běží bez problémů na každodenní bázi nebo brání jeho fungování, pokud je systém špatně navržen. Třetím použitím pro AIS je to, že když podnik má potíže, data v jeho AIS mohou být použity k odhalení příběhu o tom, co se stalo. Případy WorldCom a Lehman Brothers poskytují dva příklady. V roce 2002 použili interní auditoři společnosti WorldCom Eugene Morse a Cynthia Cooper společnost AIS, aby odhalila 4 miliardy dolarů z podvodných výdajů a dalších účtů. Jejich šetření vedlo k ukončení funkce finančního ředitele Scott Sullivan, stejně jako k nové legislativě. (část 404 Sarbanes-Oxley Act, která upravuje vnitřní finanční kontroly a postupy společností.) (Zjistěte, že práce jako finanční sleuth je pro vás zajímavá?

Při vyšetřování příčin Lehmanova kolapsu byla klíčovou složkou přezkumu jeho AIS a dalších datových systémů, sběru a přezkoumání dokumentů a rozhovorů svědků. Hledání příčin selhání společnosti "vyžadovalo rozsáhlé šetření a přehled Lehmanových operačních, obchodních, oceňovacích, finančních, účetních a dalších datových systémů ", uvádí 2-ti 200-stránková zpráva z 9-ti dílčích zkoušek.
Lehmanovy systémy poskytují příklad toho, jak by AIS

Zpráva examinátora Anton R. Valukase uvádí: "V době podání konkurzu Lehman udržoval patchwork více než 2 600 softwarových systémů a aplikací … Mnoho z Lehmanových systémů bylo tajemných, zastaralých nebo nestandardních. " Th Vyšetřovatel se rozhodl soustředit své úsilí na 96 systémů, které se ukázaly jako nejdůležitější a zkouška vyžadovala výcvik, studium a pokusy a omyly, jen aby se naučila, jak používat systémy. (Také se podívejte na

Případová studie: Kolaps Lehman Brothers

a Vnitřní pohled na interních auditorů .)

Valukasova zpráva také poznamenala: "Lehmanovy systémy byly velmi vzájemně závislé. jejich vztahy byly obtížně dešifrované a nebyly dobře zdokumentovány. Vynaložilo mimořádné úsilí na to, aby tyto systémy získaly potřebné informace. "

Závěr Šest komponent AIS spolupracuje společně s cílem pomoci klíčovým zaměstnancům shromažďovat, ukládat, spravovat, zpracovávat, vyhledávat a vykazovat své finanční údaje. Má-li dobře rozvinutý a udržovaný účetní informační systém, který je efektivní a přesný, je nepostradatelnou součástí úspěšného podnikání.