Finanční poradenské firmy musí zesílit svou hru, pokud jde o dohled nad novějšími komunikačními platformami, jako jsou sociální média a rychlé zasílání zpráv. Zpráva o průzkumu dodržování elektronických komunikací 2016 upozorňuje na mezery v dodržování předpisů a na to, co firmy potřebují.

Klíčové nálezy

Zde uvádíme několik klíčových zjištění ze zprávy. (Více viz: Špičkové bolesti hlavy pro finanční poradce .

• Důležitější než kdy jindy je dohlížet na dodržování předpisů, ale práce se stává stále náročnějším. Ke splnění povinností se týmy pro shodu stávají u stolu s lidskými zdroji, personálem v oblasti informačních technologií a marketingu.
• Existuje více způsobů komunikace než kdy jindy. Sociální média, textové zprávy a rychlé zprávy poskytují kanály, které rozšiřují obvod shody. Pokud existují mezery v dohledu, mohou být firmy vystaveny rizikům souvisejícím s dodržováním předpisů.
• Útvary pro dodržování předpisů se obávají, že jejich postupy dohledu nad komunikačními prostředky nezachovávají, že současné přístupy nebudou v organizacích identifikovat rizika a že neovlivňují efektivně zdroje v oblastech, které představují pro podnik největší rizika. Přezkum zpráv je oblast, která se týká zvlášť.

Studie společnosti Smarsh, která se zabývá zadržováním a kontrolou elektronických komunikací, je ve šestém roce. Zatímco některé obavy jsou meziročně konzistentní, jako je zvýšená regulační kontrola a výzva přizpůsobení se novým komunikačním kanálům, nové trendy přinášejí nové výzvy. "Politika, vynucování a udržení nedostatků zůstávají vysoké, takže firmy jsou vystaveny nezjištěným podvodům, chybám a regulačním trestům," tvrdí Smarsh.

A tyto tresty rostou. Smarsh uvedl, že pokuty vydané úřadem pro regulaci finančního průmyslu týkající se případů elektronických komunikací se mezi lety 2008 a 2015 více než zdvojnásobily, když byly 6 dolarů. 2 miliony. Průzkum uvádí, že hlavními pěti problémy souvisejícími s dodržováním předpisů v oblasti elektronických komunikací jsou: zvýšená kontrola ze strany regulačních orgánů, potřeba vyvážit soukromí zaměstnanců proti povinnostem dohledu, vznik nových komunikačních kanálů, ohrožení počítačové bezpečnosti ze strany elektronických platforem a nedostatečné lidské zdroje, potřebám dohledu nad dodržováním předpisů. (Další informace viz: FINRA na trati pro rok záznamu o pokutách .)

Navíc tyto zdroje nejsou zatíženy pouze funkcemi shody. Smarsh uvedl, že 65% respondentů uvedlo, že funkce shody jsou odpovědné za vyřizování žádostí o elektronické zjišťování nebo jiné obchodní účely.Méně než 10% respondentů uvedlo, že v příštích 12 měsících očekávají významné zvýšení zdrojů. Více než čtvrtina respondentů uvedla, že nedostatečné rozpočty byly hlavními obavami a 38% uvedlo nedostatek lidských zdrojů, což představuje nárůst z 30% v loňském roce.

Perimetr kompatibility

Smarsh říká, že hlavní obavou z rozšíření obvodů dodržování předpisů - souboru elektronických kanálů a zařízení, které organizace používá, vyžaduje politiku správy, uchovávání a dohled. Ale to, co určuje, zda je zpráva záznamem o podnikání, je jeho obsah, což znamená, že personál, který je v souladu s předpisy, musí dohlížet na mnoho druhů komunikace, a to i na osobních zařízeních nebo účtech sociálních médií. V této oblasti došlo k určitému pokroku, poznamenává Smarch. Počet firem s politikami, jimiž se řídí platformy pro webové konference, se v roce 2016 zvýšil na 61%, z 50% v roce 2015. "Tyto mezery se však nezastavují," uzavírá studie. Podíl firem, které mají systémy pro archivaci nebo dohled nad novými komunikačními kanály, zůstal v letech 2014 až 2016 stagnující a v některých případech spadl.

Zdroje rizik

Osmdesát osm procent respondentů uvedlo, že sociální média je nejlepším kanálem vnímaného rizika shody. Dokonce i když jsou zakázány sociální média, podstatné procento respondentů uvedlo, že budou mít minimální důvěru, že by dokázali, že zákaz funguje. Firmy, které umožňují, ale ne archivují sociální média, nesplňují své povinnosti, varuje Smarsh.

Spodní hranice

V souladu s pravidly Komise pro cenné papíry a burzy, jejichž cílem je chránit investory, jsou firmy povinny archivovat elektronickou obchodní komunikaci v nereprodukovatelných a nevymažitelných formátech (WORM) po dobu nejméně tří let, založené na přezkumu korespondence a interních sdělení. Avšak vzhledem k exponenciálnímu nárůstu objemu zpráv a nových kanálů jsou mezery v uchovávání a dohledu považovány za nevyhnutelné. "Abych to řekl bezvýrazně, dohled je porušován," řekl generální ředitel Stephen Smarsh. (Další informace viz: SEC vynucuje počet záznamů, protože pokuty zůstávají ploché .