Nejspíš jste slyšeli společnou frázi: "Schůzka je místem, kde se minuty odebírají a plynou hodiny. "Mnoho, mnoho hodin stráví schůzí. Ve skutečnosti, když byli požádáni, aby jmenovali největší časový úpadek v práci, 24% zaměstnanců, kteří se dotazovali na plat. com zprávy uvedené schůzky a konferenční hovory.

Pracovníci si nemyslím, že schůzky jsou ztrátou času. Zjevně si také myslí, že schůzky vysávají život z nich. To může znít příliš dramaticky, dokud neuvažujete o výsledcích ankety Clarizen / Harris. Když se zeptali, co by raději dělali než sedět na setkání, téměř polovina (46%) odpověděla, že by raději dělali nepříjemnou aktivitu, například:

- 9 ->

• Přejít na DMV
• Sit a sledujte suchá barva
• Strávit čtyři hodiny dojíždění do práce
• Podříznout kořenový kanál
• Sbalte se a přesuňte se do Antarktidy
• Dále 60% respondentů uvedlo, že tráví více času na přípravu na schůzku než na vlastní schůzce: každý týden stráví v průměru 4,6 hodin, tráví 4,5 hodiny týdně na setkáních.

Navíc 35% respondentů považuje stavové schůzky za ztrátu času a 60% víceúčast na setkáních.

Mnoho zaměstnanců již má pocit, že se stávají pracovníky pracujícími 24 hodin denně a nemají rádi myšlenku ztrácet čas na nezměněných schůzkách. Někdy jsou však schůzky nezbytné, a pokud jsou prováděny správně, mohou být produktivní a tolerovatelné - ne-li příjemné. Zde je deset způsobů, jak můžete uspořádat produktivní schůzky.

1. Zlomte zvyk

Jen proto, že jste se vždy setkávali každý čtvrtek odpoledne, neznamená, že musíte pokračovat touto cestou. Některé zvyky musí být porušeny a některé firemní politiky musí být přepracovány. Měli byste se scházet z určitého důvodu, a to nejen proto, že jste na to zvyklí.

2. Zvažte možnosti

Než naplánujete schůzku, zvažte další možnosti. Namísto týdenních schůzek o stavu se možná můžete scházet každý druhý týden. Podrobné zprávy o stavu by vám měly poskytnout dostatek informací, abyste věděli, co se děje mezi schůzkami, a pokud máte nějakou otázku, můžete vždy vyzvednout telefon, aby někoho zavolal. Také, pokud se scházíte ke sdílení informací, přemýšlejte o tom, že tyto informace pošlete e-mailem.

3. Buďte selektivní

Nikdy nepozvat účastníky schůzky "jen pro případ. "Pokud neexistuje žádný jasný důvod, proč se určitá osoba zúčastní vaše schůzky, nezavolávejte je ani nepožadujte jejich přítomnost. Například, nenechte tech lidi, aby se zúčastnili vaše obchodní schůzky jen v případě, že narazíte na problém s ovládáním laserového ukazovátka.

4. Připravte se v předstihu

Vytváření agendy schůzek vás přiměje přemýšlet o účelu setkání a vytvořit postupný obrys.Nezapomeňte předem shromáždit všechny své informace. Nikdy byste nemuseli opouštět schůzku, abyste získali zapomenutou věc, atd. Kromě toho si předem rezervujte pokoj, potvrďte rezervaci a zkontrolujte místnost, abyste se ujistili, že všechny vaše rekvizity (tabule, křída na tabuli atd. .) jsou na určeném místě.

5. Rozšiřte informace

Pokud schůzka zahrnuje diskusi o konkrétním materiálu, zašlete tyto dokumenty předem, takže účastníci budou mít dostatek času před schůzkou, aby přezkoumali materiál a formulovali nápady. Požádat lidi, aby na schůzku přinesli dvě nebo tři otázky, připomínky nebo obavy, je jedním z nejlepších způsobů, jak zajistit, aby účastníci schůze měli čas na přezkoumání tématu, o němž se diskutuje.

6. Začátek a konec v době

Všichni účastníci přestali pracovat, aby se zúčastnili vašeho setkání. Respektujte čas potřebný k zahájení schůzky v určený čas. Pozdní účastníci mohou být informováni, jakmile skončí schůzka. Dbejte také na hodiny, abyste mohli setkání ukončit včas. Také nemáte pocit, že musíte vyplnit celý časový interval. Pokud dokončíte předčasně položky programu, odměňujte účastníky tím, že je necháte jít zpět do práce.

7. Zůstaňte v kurzu

Postupujte podle pokynů, abyste schůzku udrželi na správné cestě, protože to je klíč k ukončení včas. Nedovolte účastníkům, aby představili nesouvisející témata, která mají potenciál k vykolení schůzky. Také se ujistěte, že účastníci zůstávají soustředěni také. Požádejte, aby během schůzky nepoužívali telefony, tablety a notebooky (schůzka bez zařízení je známá jako schůzka bez toplessů).

8. Kontrolní poznámky

Pokud je účelem setkání řešit problémy nebo přicházet s novými nápady, budete potřebovat názory ze skupiny. Nicméně, nedovolte, aby tito účastníci se silnými osobnostmi ovládli diskusi. Ujistěte se, že každý má stejnou šanci vyjádřit svůj názor. Také se vyvarujte opakování některých bodů znovu a znovu. Psaní problémů nebo rozhodnutí na tabuli nebo předváděcím sešitu se může vyhnout časově náročným opakovaným reakcím.

9. Limit PowerPoint

PowerPoint můžete použít k prezentaci několika grafů, grafů nebo odrážek, ale nemáte schůzku řízenou PowerPointem. Jinými slovy, nehromažďujte všechny své informace do aplikace PowerPoint a poté strávit celou schůzku čtením každého snímku.

10. Buďte čestní

Pokud již bylo učiněno určité rozhodnutí, nepředstírujte, že účastníci byli vyzváni společně, aby nabídli své názory nebo rozhodli o postupu. Nic neznamená, že se zaměstnanci budou cítit méně produktivní než vynaložení času a úsilí, pokud jejich vstup nezáleží.

Bottom Line

Někdy jsou schůzky zásadní, ale mnoho zaměstnanců je řadí mezi ty nejhorší povinnosti spojené s prací. Stojí za to, aby vaše jednání byla více zaměřená, relevantní a efektivní.